COCOF

Service Culture et Sport

RÈGLEMENT

Généralités

Le Service de prêt de matériel et transport

de la COCOF dispose de :

• matériel audiovisuel

• matériel lumière

• matériel son

L’accès au Service de prêt de matériel est exclusivement réservé aux organisations d’activités à caractère culturel, sportif ou social.

Article 1

En échange du soutien apporté par la COCOF par la mise à disposition de ce matériel, le bénéficiaire est tenu de placer un ou plusieurs calicots promotionnels en bonne vue et pendant toute la durée de la manifestation, ainsi que sur flyers et tout autre moyen de communication .

Article 2

L’accès au Service de prêt de matériel est réservé aux associations ( asbl ou association de fait ), aux artistes, aux Communes et aux Institutions publiques de la Région Bruxelloise.

Les usagers susceptibles de faire appel au service sont :

  • les asbl culturelles, sociales et de jeunesse exerçant leurs activités sur le territoire de la Région de Bruxelles - Capitale

  • les institutions d'enseignement francophones de la Région de Bruxelles - Capitale

  • les services relevant de l'administration de la Commission communautaire française, ainsi que les asbl para - Cocof

L’accès au Service de prêt de matériel n’est pas destiné aux manifestations à caractère commercial et privé.

Le prêt ne peut être accordé à une société commerciale que s’il s’agit d’une activité culturelle,

sportive ou sociale menée conjointement avec une Commune.

Article 3

L’emprunteur ne peut pas utiliser le matériel en-dehors du territoire de la Région Francophone.

Il lui est également interdit de mettre à disposition, de vendre ou de sous-louer le

matériel à une tierce personne.

Article 4

L 'utilisateur doit d'abord réserver le matériel par téléphone ou à l'adresse du service. La réservation doit s'effectuer dans un délai suffisant afin de permettre au service d'effectuer la prestation. La disponibilité du matériel ne peut être garantie par le service.

Les demandes répondant aux conditions générales de prêt sont satisfaites dans la limite des stocks et du planning.

La priorité est accordée aux besoins des services relevant de l'administration de la Commission Communautaire Française .

Article 5

Le Service de Prêt AudioVisuel se réserve le droit de refuser le prêt de matériel s’il estime que les conditions d’utilisation présentent un risque quelconque ou ne correspondent pas à l’usage

du matériel ou encore si les utilisateurs n’ont pas les qualifications requises pour

l’utilisation du matériel.

Article 6

L’enlèvement et la restitution de matériel se fait exclusivement du lundi au vendredi, de 10h à 14h
Rue des Grives, 45 1070 Bruxelles

L’emprunteur doit prévoir le personnel nécessaire pour le chargement et le déchargement.

Si le matériel n’est pas enlevé ou restitué à la date convenue sans accord préalable, l’emprunteur n’aura plus accès au service de prêt.

Article 7

L’emprunteur veillera à ce que la personne mandatée pour enlever le matériel soit la

même lors de la restitution.

Article 8

Le véhicule utilisé pour le transport doit être équipé pour répondre aux exigences garantissant la sécurité du matériel.

Ce véhicule doit être propre, fermé et suffisamment spacieux pour accueillir le matériel (cf. Catalogue du matériel - encombrement et poids).

Le technicien du Service de prêt de matériel se réserve le droit de ne pas accepter le chargement si le véhicule ne répond pas aux exigences citées préalablement.

Le matériel de sonorisation et d’éclairage ne peut en aucun cas être transporté dans

une remorque.

Article 9

Préalablement à tout prêt, le matériel a été vérifié par les techniciens du Service

de prêt de matériel et est donc considéré comme fonctionnel et complet.

L’emprunteur constate le bon état et les bonnes quantités de matériel lors de la

prise en charge.

Pour ce faire, il est indispensable que le formulaire de prêt soit complété et signé par les deux parties.

Toute constatation ou modification doit être signifiée par écrit sur le formulaire de

prêt.

Article 10

Au retour, le matériel (quantité et état général) est vérifié contradictoirement

par l’emprunteur ou son délégué et par le technicien du Service prêt de matériel.

L’emprunteur s’engage à signaler au technicien tout problème, même mineur,

survenu pendant la mise à disposition du matériel.

Tout incident, dégât ou manquement est signifié par écrit sur le formulaire et signé

par les deux parties.

Sachant que la vérification approfondie du matériel (son état et son bon fonctionnement) ne peut être effectuée dans son intégralité et immédiatement lors du retour du matériel, l’emprunteur sera informé, endéans les 7 jours, de tout dégât ou dysfonctionnement constaté.

Il sera ensuite informé du montant des réparations, remplacements et remises en

état qui lui seront facturés.

Les réparations effectuées par le Service prêt de matériel sont facturées au prix

coûtant des marchandises majoré de la main d’œuvre au tarif horaire 20 € TTC.

Toute heure entamée est comptabilisée.

Article 11

L’emprunteur s’engage, à l’aller comme au retour, à fournir sur place la main d’œuvre

nécessaire pour le transbordement du matériel.

Article 12

En soutien à une manifestation publique à caractère culturel, sportif ou social, la

Cocof peut décider d’accorder la gratuité partielle ou totale sur le montant

du prêt de matériel .

Pour ce faire, l’emprunteur adresse par écrit une demande circonstanciée au responsable de la culture. Cette demande de gratuité est ensuite soumise à la décision du Collège provincial.Toute demande de gratuité doit être introduite au minimum 1 mois et au maximum 12 mois avant le prêt du matériel.

En contrepartie, l’emprunteur s’engage à mentionner le soutien de la COCOF SPFB sur tous les documents relatifs à cet événement (affiches, invitations, programmes, communiqués...).

Pour ce faire, il télécharge le logo SPFB COCOF depuis le site et veille à respecter la charte graphique associée.

Les écrans rentreront propres, et soigneusement repliés .

Les guirlandes rentreront libres de ficelle, fil de fer, collants ,

Câble électrique  et cables data ( xlr , hdmi , vga etc )

Ceux-ci rentreront propres, enroulés et scratchés .

Le matériel sera restitué comme il a été retiré (exemples : allonges roulées).

Avant chaque utilisation, l’emprunteur s’engage à faire vérifier la conformité de son installation par un organisme agréé en matière de sécurité.

Article 13

Dégâts - pertes - vols Responsabilités - assurances

En cas de sinistre ou de détérioration : La Cocof ne peut en aucun être tenue pour responsable des accidents survenus lors d’un mauvais montage, d’une mauvaise utilisation du matériel, du non-respect des règles de sécurité en vigueur et principes de précautions dans le cadre de l’organisation

d’une manifestation publique.

• L’emprunteur s’engage à rembourser le coût de la réparation du matériel endommagé et/ou de son remplacement.

• Les possibilités de réparation ou le remplacement sont laissés à l’appréciation du Service de Prêt Audio Visuel.

• Les réparations effectuées par le Service prêt de matériel sont facturées au prix coûtant des marchandises majoré de la main d’œuvre au tarif horaire de 20,80 € TTC.

• Toute heure entamée est comptabilisée

• En cas de perte ou de vol, c’est le montant de la valeur du matériel neuf qui sera réclamé (montant indiqué dans le catalogue).

En cas de non-restitution :

• L’emprunteur dispose d’un délai de 7 jours maximum pour, le cas échéant, restituer et déposer le matériel manquant dans les locaux du Service de Prêt

• Passé ce délai, l’emprunteur s’engage à rembourser le montant de la valeur

du matériel neuf qui lui sera réclamé (montant indiqué dans le catalogue).

La responsabilité de l’emprunteur et de l’association dont il dépend est engagée de

manière solidaire dès le retrait du matériel jusqu’à sa restitution et sa vérification par

le technicien du Service prêt de matériel.

Il assume l’entière responsabilité du matériel dès sa prise en charge en nos

locaux, y compris le transport, et jusqu’à sa restitution.

L’emprunteur s’engage à rembourser l’ensemble des frais causés par des dommages éventuels.

L’emprunteur s’engage à utiliser le matériel en « bon père de famille » et à le restituer

en parfait état de fonctionnement et de propreté.

L’emprunteur n’effectuera en aucun cas des modifications et des interventions

techniques sur le matériel mis à disposition.

Les infractions au présent règlement peuvent entraîner l’annulation des

obligations du Service de prêt de matériel et le refus d’accorder tout prêt ultérieur.

Pour tout prêt consenti, l’emprunteur s’engage à contracter une assurance

correspondant au montant de la valeur à neuf du matériel emprunté (montant

indiqué dans le catalogue du matériel).

Le Service de Prêt Audio Visuel est chargé de l’application du présent

règlement.

Le matériel prêté est et demeure la propriété insaisissable de la COCOF

La réservation de matériel entraîne auto­matiquement l’acceptation sans aucune

réserve des conditions du présent règlement.